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SECRETARIA ADMINISTRATIVA

Misiones: Administrar y supervisar las tareas correspondientes a las Direcciones dependientes de la Secretaría, contribuyendo a desarrollar las acciones administrativas tendientes a brindar el apoyo necesario para el cumplimiento de los objetivos específicos de cada una de ellas.

Funciones:

•  Organizar y coordinar las actividades de apoyo técnico y administrativo del Organismo.

•  Implementar y fiscalizar la prestación de las operaciones administrativas, contables y auxiliares.

•  Organizar las tramitaciones administrativas de su competencia coordinando los servicios de Contabilidad y Personal aunando criterios comunes para la aplicación de las normas vigentes en materia Contable y de Recursos Humanos.

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DIRECCION DE ADMINISTRACION

Misiones: Desarrollar y coordinar de manera conjunta con los Departamentos a cargo, el aprovechamiento de los recursos presupuestarios del ejercicio para el óptimo funcionamiento del Organismo.
Mantener actualizados en forma sistemática todas las actuaciones relacionadas con el personal tanto de planta permanente como temporaria de acuerdo al estatuto y a la normativa legal vigente.

Funciones:

•  Llevar a cabo todas las operaciones contables que aseguren el cumplimiento de la Ley de Contabilidad vigente, de su reglamentación y demás disposiciones que rigen la materia.

•  Ejercer el seguimiento y control del presupuesto aprobado en cada ejercicio presupuestario.

•  Organizar la eficacia en las tareas que le competen a cada uno de los Departamentos a cargo.

•  Registrar y controlar las actividades relacionadas con el manejo de fondos y valores recibidos y la documentación referida por las obligaciones de cuenta a los organismos superiores de control.

•  Coordinar y dirigir las actividades vinculadas con la administración del factor humano en la Universidad, de acuerdo a las normativas, reglamentaciones y disposiciones determinadas para el sector y en un todo de acuerdo con las pautas emanadas por los organismos competentes en los temas de personal.

•  Organizar y controlar las gestiones y trámites derivados de los temas laborales y el cumplimiento de los deberes y derechos del personal.

•  Planificar e implementar los procedimientos necesarios a fin de controlar el efectivo cumplimiento y observación del régimen horario y de las normas de asistencia, puntualidad y permanencia en el lugar de trabajo por parte de los agentes, tomando intervención en el otorgamiento de permisos, comisiones y pedidos de licencias previstos por los textos legales vigentes.

•  Coordinar la atención de los temas que hacen al ordenamiento de los planteles básicos, movimiento y asignación del personal, carrera administrativa, capacitación, concursos y anteproyectos de estructuras de acuerdo a las pautas fijadas y concertando criterios con los organismos rectores en la materia.

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DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y SERVICIOS AUXILIARES

Funciones:

•  Registrar dentro del sistema de Contabilidad Presupuestaria el movimiento de las distintas partidas del presupuesto asignado.

•  Elaborar estados mensuales de ejecución presupuestaria solicitados por el Organismo de Control.

•  Determinar la imputación de las erogaciones y controlar el cierre del ejercicio económico.

•  Realizar el control de la documentación entregada al Departamento Tesorería y la contabilidad de fondos y valores, conciliaciones bancarias y registro de deudores varios.

•  Contabilizar las erogaciones que se producen en el ejercicio por cada partida especifica.

•  Determinar y fiscalizar los movimientos de fondos producidos.

•  Realizar las reasignaciones de créditos en función del presupuesto definitivo y su distribución en los distintos programas y/o actividades específicas.

•  Control de registros bancarios y del sistema de movimiento de fondos, con las respectivas boletas de depósito y cartillas bancarias.

•  Tener actualizados los saldos disponibles de las Cuentas, para atender el flujo de activos y pasivos mensuales del Organismo.

•  Confeccionar las planillas de sueldos del personal, liquidación de viáticos, servicios extraordinarios y todo otro adicional del personal, controlando las órdenes de pago y la rendición de las mismas.

•  Organizar, disponer y controlar las liquidaciones de sueldos y complementos para el personal de plantas aprobadas, cargos superiores y mensualizados, practicando retenciones impuestas por las leyes y reglamentaciones vigentes, efectuando las modificaciones que se produjeran según las incidencias de las novedades comunicadas por el Departamento de Personal.

•  Emitir órdenes de pago directas destinadas al pago de proveedores en un todo de acuerdo con las estipulaciones que fija la Ley de Contabilidad vigente.

•  Analizar y liquidar la documentación correspondiente a los servicios públicos con que cuenta el Organismo.

•  Coordinar la recepción y el control de los pedidos de adquisición y su remisión a contabilidad para su compromiso, realizando los pliegos acorde a las disposiciones de la Ley de Contabilidad y el Reglamento de Contrataciones.

•  Controlar las preadjudicaciones y confeccionar las adjudicaciones y órdenes de compras originadas en diversos actos licitatorios y contrataciones directas.

•  Controlar el cumplimiento en tiempo y forma de las estipulaciones contractuales y diligenciar y controlar las facturaciones.

•  Atender las necesidades de compras para caja chica y realizar las compras urgentes y menores.

•  Realizar y supervisar el mantenimiento de los edificios e instalaciones efectuando arreglos menores.

•  Supervisar la limpieza integral de bienes muebles e inmuebles correspondientes a la Sede del Organismo, como asimismo, controlar la seguridad de los edificios públicos.

•  Mantener el control sobre el ingreso y egreso de mercadería.

•  Solicitar los servicios de mantenimiento de ascensores, teléfonos, servicios públicos, etc., conformando los gastos por dichos servicios.

•  Organizar y efectuar la registración de los bienes muebles e inmuebles y las valorizaciones patrimoniales, confeccionar las planillas periódicas y el balance para su posterior remisión al órgano de contralor, ejerciendo la superintendencia de los registros patrimoniales de la Dependencia.

•  Proyectar las Disposiciones, Resoluciones y otros actos referidos a la gestión patrimonial.

•  Realizar la marcación física de los, bienes de uso y los inventarios selectivos y realizar inspecciones periódicas a las diversas Reparticiones.

•  Organizar y determinar la asignación y traslado de bienes en la jurisdicción, evaluando las necesidades reales de uso.

•  Atender la centralización y control de la información remitida por las áreas y dependencias y realizar las gestiones pertinentes para los bienes declarados fuera de uso y/o en condición de rezago. Controlar y fiscalizar los depósitos.

•  Programar, implementar y mantener un registro actualizado de las actuaciones ingresadas y sus movimientos internos, suministrando la información que requieran sobre el destino de las mismas, tanto a las reparticiones del área como a organismos externos.

•  Caratular los expedientes necesarios al trámite, llevando un registro numérico y temático de los mismos, confeccionar los sistemas de fichado y movimiento requeridos para el buen orden de dichas actuaciones.

•  Organizar, mantener e instrumentar el servicio de la gestoría y correos para todas las dependencias, realizar las actividades necesarias para la entrega en tiempo y forma de expedientes, actuaciones y correspondencia al lugar de destino.

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DEPARTAMENTO TESORERIA Y RENDICIÓN DE CUENTAS

Funciones:

•  Contabilizar analíticamente todas las operaciones de ingresos y pagos.

•  Efectuar los pagos a proveedores, servicios y otros, con sujeción a las normas legales vigentes en el marco de la Ley de Contabilidad y su reglamentación.

•  Llevar el control e intervención de las cuentas fiscales y conciliaciones bancarias.

•  Elaborar el cierre del ejercicio financiero.

•  Practicar las retenciones impositivas correspondientes.

•  Recibir, ordenar, clasificar, controlar y preparar la documentación según su concepto para su rendición ante los Organismos Superiores.

•  Confeccionar los legajos de rendiciones con los correspondientes balances de pago, planillas demostrativas y notas de evaluación.

•  Confeccionar periódicamente balances de pago, con documentación recibida y existente, a efectos de controlar lo pagado con los Departamentos de Contable y Tesorería.

•  Efectuar las registraciones correspondientes en el libro de Cargos y Descargos, como así también archivar los duplicados de las rendiciones para su consulta posterior, por reclamo de los agentes y/o proveedores.

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DEPARTAMENTO DE PERSONAL

Funciones:

•  Desarrollar acciones administrativas, tendientes a brindar a la dirección y sus organismos dependientes el apoyo necesario para el cumplimiento de sus tareas específicas.

•  Coordinar, proyectar, proponer y tramitar los actos administrativos necesarios a los ingresos y egresos del personal, como así también de la vinculación laboral de los agentes hasta que se produce su cese, atender el trámite de todas las actuaciones relacionadas con los derechos, deberes y prohibiciones de los mismos de acuerdo con los regímenes y normativas vigentes, y aquellas vinculadas con toda modificación en su situación de revista.

•  Realizar las notificaciones de los actos administrativos manteniendo un registro de las mismas.

•  Confeccionar proyectos de decretos, resoluciones y disposiciones.

•  Redactar notas, memorandos, providencias y todo cuanto sea necesario para la atención del despacho de la Universidad.

•  Registrar, comunicar y archivar actuaciones, circulares, disposiciones, publicaciones, correspondencia y todo acto administrativo que ingrese o se origine en la repartición.

•  Controlar el cumplimiento de las normas vigentes en lo referente a: régimen horario, asistencia, licencias y obligaciones del personal.

•  Verificar y tomar intervención en todo permiso de salida previsto por la norma legal vigente, comisiones y licencias especiales, decenales, por descanso anual de los agentes.

•  Informar al Departamento Contable y Liquidaciones de Haberes y Otras Erogaciones, la cantidad de horas extras que realizan los diversos agentes de esta Jurisdicción como así también, descuentos, cambios de destinos, etc.

•  Elaborar informes estadísticos de ausentismo y presentismo.

•  Actuar juntamente con el organismo de contralor médico en la tramitación de las licencias por enfermedad, juntas médicas, y temas inherentes del área.

•  Informar los sumarios de abandono de servicio por reiteradas inasistencias a la Dirección de Sumarios, comunicar a las distintas áreas de la Universidad de las obligaciones, derechos y deberes del personal de acuerdo con las normativas vigentes.

•  Proceder a la registración de los antecedentes personales y de la carrera administrativa de todo agente de la Universidad.

•  Registrar, ordenar y conservar los legajos personales de los agentes de la Universidad.

•  Tramitar las Declaraciones Juradas de subsidios y salarios familiares, comunicándolas a la oficina liquidadora, así como los ceses, tomas de posesión en el cargo u otra información que afecte total o parcialmente los haberes de los agentes.

•  Mantener permanentemente contacto con el Instituto de Obra Médico Asistencial a los efectos de brindar al personal toda la información relacionada con el beneficio que ese organismo presta, como así también la certificación para la gestión de los correspondientes carnets que los acredite como beneficiarios del mismo.

•  Organizar y mantener actualizado el archivo y registro de normas, regímenes y estatutos a aplicar en los temas de su competencia.

•  Organizar y mantener actualizado el archivo y biblioteca técnica de normas y reglamentaciones sobre estructuras organizativas, escalafones y carrera administrativas a ser aplicados en la Jurisdicción.

•  Elaborar y proponer los anteproyectos y proyectos de modificación de estructuras organizativas, aplicando las normativas y disposiciones vigentes y coordinando pautas y criterios con el organismo repartición rector en la materia.

•  Divulgar y notificar al personal sobre coberturas de vacantes por concurso, promociones y demás actividades vinculadas con su progreso en la Administración Pública Provincial.

•  Analizar cuali y cuantitativamente las modificaciones o creaciones de las estructuras en el ámbito de la Universidad, así como sus misiones y funciones.

•  Tramitar, asesorar, capacitar y brindar todo tipo de asistencia en materia de accidentes de trabajo, seguros de todo tipo y jubilaciones referentes al personal de la Universidad, de acuerdo a las normas legales vigentes.